Zusammenfassung: Ein generisches Antragsportal ermöglicht künftig die Abwicklung aller denkbaren Anträge in einem System. Der gezielte Einsatz von Bots an verschiedenen Stellen unterstützt die Antragstellenden ebenso wie die Sachbearbeitung. Zudem lassen sich durch den Einsatz der integrierten Lösung erheblich Kosten sparen durch Effizienzgewinne in der Antragsbearbeitung, Reduzierung von Schnittstellen und Einsparungen bei Softwarelizenzen. Über 10 Jahre sind seit der Verabschiedung des Onlinezugangsgesetzes vergangen. Signifikante Fortschritte bei der Modernisierung und Digitalisierung der Verwaltung im Sinne einer spürbaren Verbesserung des Services oder einer signifikanten Steigerung der Effizienz lassen sich nicht erkennen. Die Ursachen dafür sind vielfältig und sollen hier nicht weiter vertieft werden. Vielmehr stellt sich die Frage, wie sich möglichst schnell spürbare Fortschritte erzielen ließen. Das Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung der Hochschule Hof hat in einem Pilotprojekt ein generisches Antragsportal mit einer Ende-zu-Ende Bearbeitung von Anträgen entwickelt und in der Praxis getestet. Als erste Anwendung wurden in dem Portal die Anträge auf Berufserlaubnis und Approbation für alle Approbationsberufe abgebildet und in der Praxis getestet. Zugrunde lag dem Projekt die Überlegung, dass einer der Kernprozesse von Verwaltungen das Antragsmanagement ist, bestehend aus Entgegennahme des Antrags mit den erforderlichen Dokumenten, Prüfung und Bescheidung. Um welche Art von Antrag es sich handelt spielt auf dieser Ebene zunächst keine Rolle. Aufbauend auf dieser Erkenntnis wurde ein Portal mit drei Modulen entwickelt: Antragstellersicht, Sachbearbeitendensicht und Backend. Antragstellende registrieren sich auf der Plattform und legen ein Konto an. Aktuell geben sie dafür ihre personenbezogenen Daten ein. Nach einer Einbindung der BundID werden die Daten weitgehend automatisch übernommen. Der Zugang zum Konto erfolgt über eine 2-Faktoren-Authentifizierung. Nach der Registrierung kann dann die Antragsart ausgewählt werden. Auf Grundlage des ausgewählten Antrags werden im System dynamisch die hochzuladenden Dokumente und eventuell weitere zu erfassende Informationen in der Antragstellersicht eingeblendet. In den jeweiligen Rubriken sind jetzt die geforderten Dokumente hochzuladen. Dabei unterstützt künftig ein Bot die Antragstellenden. Im Hintergrund überprüft eine KI, ob die eingereichten Dokumente die geforderten sind und die erforderliche Qualität aufweisen. Ist dies nicht der Fall wird der Antragsteller gebeten das Dokument nochmals zu überprüfen. Neben Dokumenten kann auch die Eingabe weiterer Daten erforderlich sein, im Fall des Antrags auf Berufserlaubnis oder Approbation ist dies ein strukturierter Lebenslauf. Dabei stellt die vorgegebene Struktur sicher, dass die Daten zu einem späteren Zeitpunkt automatisch geprüft werden können. Hochgeladene Dokumente und erfasste Daten liegen im Konto des Antragstellers und gehören diesem. Das heißt, ein Zugriff darauf kann nur durch dessen Freigabe erfolgen. Möchte die antragstellende Person beispielsweise nach einem Antrag auf Berufserlaubnis einen weiteren auf Approbation stellen, können bereits im ersten Antrag hochgeladene und geprüfte Dokumente auch für den zweiten Antrag und alle weiteren freigegeben werden. Würden eingereichte Dokumente wie zum Beispiel Bildungsabschlüsse von einer Behörde geprüft, könnte diese die Dokumente nach erfolgreicher Prüfung mit einem digitalen Siegel versehen. Weitere Prüfungen in anderen Verfahren erübrigen sich damit. Sind alle für die Antragstellung erforderlichen Dokumente hochgeladen kann der Antrag gestellt werden. Mit dem Klick auf den Button „Antrag stellen“ öffnet sich ein Fenster zum integrierten Bezahlsystem, in diesem Fall handelt es sich um E-Pay-Service-Bayern. Nach Eingang des Rechnungsbetrags weist das System den Antrag entweder direkt einer Person in der Sachbearbeitung zu oder einer Stelle, die die Anträge an die jeweiligen Sachbearbeiterinnen verteilt. Die Mitarbeitenden sehen im Portal ihre offenen Fälle mit dem jeweiligen Status. Durch Klicken auf einen Antrag gelangen sie in die Sachbearbeiteransicht. Dort finden sich alle eingereichten und vom Antragsteller für den jeweiligen Antrag freigegebenen Dokumente. Hinter jedem Dokumententyp liegt eine spezifische Liste der zu prüfenden Punkte. Die Prüfergebnisse können entweder durch Setzen eines Hakens dokumentiert werden oder durch Eingabe eines Freitextes. Künftig soll ein Bot bereits eine Vorprüfung vornehmen. Sind andere Stellen am Verfahren beteiligt erhalten diese auf die für sie relevanten Daten im Portal Zugriff und können sie auch darin direkt bearbeiten. Solche anderen Stellen können andere Behörden sein aber auch beispielsweise externe Gutachter oder Kammern. Gibt die Sachbearbeitung nach einem Bearbeitungsschritt den Status frei, erhält der Antragsteller eine Benachrichtigung per E-Mail mit dem Link zum Portal und dem Hinweis, dass sich am Status des Antrags etwas geändert hat. Durch Klicken auf den Link gelangt der Antragsteller in sein Konto, sieht die Ergebnisse der Prüfung und hat die Möglichkeit auf die dort gegebenen Hinweise zu reagieren, indem er beispielsweise weitere oder geänderte Dokumente hochlädt. Zur Erinnerung an Fristen generiert das System automatisch Erinnerungsmails. Damit findet keine direkte Kommunikation zwischen Antragsteller und Sachbearbeitung mehr über E-Mail statt, was eine erhebliche Zeitersparnis und eine Verbesserung des Datenschutzes darstellt. Zeitraubende Rückfragen von Antragstellenden zum Stand des Verfahrens erübrigen sich durch die Transparenz des Verfahrens ebenso. Auf Basis der erfolgten Prüfungen wird im letzten Schritt ein Bescheid erstellt, der wie der E-Mail-Verkehr und andere Dokumente auch im Postfach des Antragstellenden abgelegt und dort abgerufen werden kann. Es erfolgt auch in diesem Fall eine automatische E-Mail mit dem Hinweis, dass neue Informationen vorliegen. Nach Abschluss eines Verfahrens erfolgt die Ablage aller Dokumente in der E-Akte. Nachdem der gesamte Prozess in einem Portal abgewickelt wird, liegen alle relevanten Daten vor. Auf deren Basis lassen sich beliebige Auswertungen erstellen, die zum einem die interne Steuerung unterstützen, zum anderen lassen sich Berichtspflichten automatisiert realisieren. Die dargestellte Lösung ermöglicht die Abbildung aller denkbaren Antragsverfahren. Der Vorteil eines solchen integrierten Systems besteht zum einen in einer massiven Reduzierung der Komplexität, weil die Oberfläche und die Logiken über alle Anträge hinweg sehr ähnlich sind und sich die Zahl der Schnittstellen massiv reduziert. Zum anderem lassen sich massiv Kosten einsparen gegenüber den heutigen Ansätzen. Im nächsten Schritt wird das Antragsportal im kommunalen Bereich angewendet. Zu den Autoren: Prof. Dr. Thomas Meuche leitet das Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung der Hochschule Hof, Susanne Dittrich, Tim-Christian Reichel und Dr. Fallah Tehrani sind wissenschaftliche Mitarbeiter am Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung. Die Lösung wurde als Pilotanwendung für ein bayerische Behörde entwickelt und ist voll einsatzfähig.